Hónap zárás - visszanyitás

Ebben a menüpontban több funkció található: a hónap zárás és a hónap visszanyitás.

A / Hónapzárás

Amennyiben egy adott hónapban már minden feladatot elvégeztünk, és szeretnénk a következő hónap számfejtésével foglalkozni, ebben az esetben el kell indítani a hónapzárást, vagyis az adott hónap adatainak lezárását. Ennek hatására a program elvégzi a megfelelő összegzéseket és halmozásokat, illetve előkészíti a Jelenléti és Jövedelem képernyőket a következő hónap számfejtéséhez.

A hónapzárás lépései a következők: nyissa meg a Szervíz / Hónap szervíz menüpontot. Ha nem akarja, hogy a program a dolgozó jelenlét képernyőjén a ledolgozott napok sorát feltöltse, akkor vegye ki a „Jelenlét adatok feltöltése” mezőből a pipát. Ha nem akarja, hogy a program a dolgozó negyedik negyedévének átlagát kiszámolja, akkor vegye ki a „Decemberben átlagszámítás” mezőből a pipát. Ha ezeket a beállításokat elvégezte, kattintson a Hónapzárása gombra.

Ha minden dolgozó adatát zárni szeretnénk, úgy a zárást névsorban mindenkire el kell indítani. (Ha nem választunk ki senkit a szűrőképernyőn az a BaBérban már megszokott módon az összes dolgozó kiválasztását jelenti.) Ebben az esetben a program elvégzi a hónapzárással járó feladatokat, majd megnyitja aktuális hónapnak a következő hónapot. Ez esetben, alaphelyzetben nem enged a program számfejteni a már lezárt hónapokban.

Lehetőség van a hónap lezárására egyéb szűrési beállításokkal is. Ez esetben a program elvégzi a kijelölt állományra a hónapzárást, ám a hónapot cégszinten nem tekinti zárt hónapnak, és lehetőség van további számfejtésre is.

Ezért célszerű a Hónapzárás menüpontot csak a minden területre kiterjedő ellenőrzés után használni.

Az Állapotlista gombbal lekérheti azon dolgozók nyomtatható listáját, akiknek állapotában változás történt.

B/ Hónap visszanyitás

A hónapok felnyitása funkció segítségével korábban lezárt hónapok adatait módosíthatjuk.

Ez nagy körültekintést igényel, hiszen itt már bevallásokban, feladásokban szereplő adatokhoz kell hozzányúlni. Továbbá egy dolgozó korábbi kereseti adatainak módosítása a halmozott adatok változását is jelenti.

A hónapok felnyitásának lépései a következők:

a) A Szervíz / Hónap szervíz menüpontot kiválasztva a Hónap visszanyitása gombra kell kattintani.

b) A dolgozók szűrése képernyőn kiválaszthatjuk azokat a dolgozókat, akikre vissza kívánjuk nyitni a hónapot. (Ha nem választunk ki senkit a szűrőképernyőn, az a BaBérban a már megszokott módon az összes dolgozó kiválasztását jelenti.) Választhatunk foglalkozási viszonyt is, például: minden részmunkaidősnek szeretnénk a hónapját visszanyitni. Ha kiválasztottuk, hogy kikre történjen meg a visszanyitás, az Eredmény gombra kell kattintani.

c) A felnyitni kívánt hónapra kattintva az adott hónap és az aktuális hónap közötti hónapok színe szürke lesz. Ez jelzi azt, hogy ezek a hónapok utólag felnyitott hónapok. A Visszanyitás gombra kattintva megtörténik a hónap, hónapok visszanyitása.

d) Végezzük el a kívánt módosításokat. (Ha egy foglalkozási viszony csoportra, vagy mindenkire elvégeztük a hónap visszanyitását feltétlenül figyelni kell arra, hogy csak azoknak az embereknek számfejtsünk, akiknek az adatát módosítani akarjuk. A Bér / Adatrögzítés menüpontban szürke színnel jelennek meg a felnyitott hónapok, valamint a program figyelmeztet is, hogy visszanyitott hónapban dolgozunk.

e) Ha már végeztünk egy felnyitott hónappal –az adott hónap lezárását a következő módon tegyük meg: A Szervíz / Hónap szervíz menüpontot kiválasztva a Hónap visszanyitása gombra kell kattintani. Válassza ki ugyanazokat a dolgozókat, akiket korábban visszanyitott. Az Eredmény gomb kattintása után a felugró hónaplistából válassza a zöld színű tárgyhónapot, majd kattintson a visszanyitás gombra. A program automatikusan lezárja a korábban visszanyitott hónapot, hónapokat.

f) Nagyon fontos! Minden módosítás után le kell futtatni az Adatok karbantartása menüpontot. Ez a menüpont végzi például a keresetek, járulék alapok, szabadságnapok halmozását.