|
|
|
|
Bérprogram választási szempontokBérprogram? Milyen szempontok alapján lehet/érdemes választani a mai magyar bérprogram piacon?
Vannak egzakt szempontok, és persze a szakmában dolgozóknak – bérszámfejtőknek, a bérszámfejtés és bérügyvitel szakembereinek – is megvannak a maguk tapasztalatai ezzel a kérdéssel kapcsolatban. Követelményeknek elsősorban olyan szempontokat érdemes választani, ami által bérprogram és bérprogram összehasonlítható.
Ugyanakkor érdemes elgondolkozni azon is, hogy mekkora cég vagyunk, mik az igényeink, mik a lehetőségeink? A piacon megtalálható számos kis tudású, egyszerű bérprogram, melyek a kisebb cégeket célozzák meg. És megtalálhatóak olyanok, melyekbe fejlődésük során belekerült az összes Ügyfél ötlete, mindent tudnak, de az árukat is megkérik.
Íme, némi segítség, ami megkönnyíti döntését:
1. Bérprogram DEMO, a kipróbálás lehetősége
Első lépésként a legtöbb ember szereti kézbe venni azt a terméket, amit meg kíván vásárolni. Választásunkban, tehát akarva-akaratlanul irányítani fog az a tény, hogy mennyire egyszerűen jutunk el odáig, hogy megnézzük a bérprogramot.
Ennek lehet a módja bérprogram demo, melyet kaphatunk CD/DVD-n, vagy letölthetünk a honlapról. Manapság nyilván az a leggyorsabb, ha mindezt a honlapról megtehetjük. A letöltésnél sokakat bosszant, hogy néhány adatot ki kell tölteni, de ezt bocsássuk meg a gyártóknak, hiszen egyrészt ők már csak ilyen kíváncsi természetűek, másrészt feltételezik, hogy az érdeklődő vásárolni akar, ennek pedig a kapcsolatfelvétel az alapja.
Egyes cégek nem rendelkeznek bérprogram demóval. Ez marketingfogás: úgy vélik, így egyszerűbb eljutni oda, hogy az érdeklődő egy személyes bemutatkozásra fogadja őket. Akár marketing, akár nem, ezzel a lehetőséggel érdemes élni. A bérprogram szakértője 45-60 perc alatt alaposabban meg tudja ismertetni a bérprogramot, mintha mi keresgélnénk benne órákig.
Fontos lehet a demón túl valami más módja is a bérprogram megismerésének, hiszen a mai programok legtöbbje már adatbázis-kezelőt is telepít, aminek nem biztos, hogy a rendszergazda örülni fog. Ezért jó eszköz lehet egy pl. egy film, mely képpel, hanggal bemutatja a bérprogram működését.
2. Külalak, átláthatóság, kezelhetőség
Ami telepítés után a szemünkbe ötlik, az a külalak. Ennél kevés szubjektívebb dolog van, kár vitát nyitni róla.
A látványon, színvilágon túl fontosabb, hogy az egyes funkciók mennyire átláthatóak. A bérügyvitelben jártas szem könnyen felismeri, hogy a bérprogramot ki és milyen szakmai háttérrel fejlesztette. Egészen másképpen jelennek meg a menüpontok, ha a fejlesztő esetleg maga is bérszámfejtő és ismeri a munkafolyamatot. Érdemes figyelni arra, hogy az összetartozó feladatok menüpontjai egy helyen elérhetőek-e, vagy vándorolni kell a menüpontok között. Segít-e a bérprogram nekünk abban, hogy a gyakran használt menüpontok esetleg ikonokkal egy kattintással elérhetőek legyenek?
Az átláthatóság azonban szoros összefüggésben van a funkcionalitással. Mindenki vágya egy olyan bérprogram, amely 1-2 gomb lenyomására megcsinálja a teljes bérszámfejtést. Szép álom… Olykor a fejlesztők is álmodnak erről. Be kell látni azonban, hogy minél nagyobbat akar markolni valaki e téren, az annál több menüpontot és beállítást eredményez. Egy-egy feladatot minden cég csak egy kicsit másképpen szeretne megoldani, az MT is ad lehetőséget egy-egy feladat többféle megoldására, minden cégnek van egy-egy jó ötlete, hogy mivel lehetne még kényelmesebbé tenni a bérprogramot… És máris ott állunk, hogy oda az egyszerűség, átláthatóság.
Nagy dilemmája a fejlesztőknek, hogy mennyire legyen színes, diagramkészítős, varázslós a bérprogram. Nos, szerintünk a bérszámfejtők nagy része nem diagramot szeretne látni, hanem hibátlan bérlapot. Az elemzés jobbára a főkönyvből készül, ezért elég, ha oda tudunk adatot átadni, így ha egy bérprogram nincs telerakva vizuális élményt nyújtó ábrákkal, de elvégzi a feladatát, az hasznosabb lehet.
3. Funkcionalitás
Ez köznyelvre lefordítva azt jelenti, hogy tudjon mindenre megoldást, ami ügyviteli ténykedésünk során feladat lehet.
Gondoljuk csak meg, hogy a bérszámfejtés is csak olyan szakma, mint a többi, vannak tárgyi, anyagi és szellemi feltételei, és mint minden az életben, ez is több oldalról nézhető. Ha kőműves vagyok, végül is vehetek egy olcsóbb fanglit is, azzal is lehet falazni, csak hamarabb tönkremegy. Ha viszont betegként megyünk egy orvoshoz, akkor mindenki azt várja el, hogy a lehető legújabb technológiát alkalmazva, a legjobb műszereket használva lássák el őt, kerül, amibe kerül.
Ez persze a két véglet, és az ügyviteli bérprogram terén is adódik több köztes megoldás, mégis a funkcionalitással kapcsolatos megállapításunk az, hogy bérprogramot végül is azért vesz az ember, hogy azzal dolgozzon, ne pedig helyette, mellette, utána kelljen még elvégezni feladatokat, kézzel, papíron. Ezen a téren tehát nem érdemes kompromisszumot kötni.
A fenti szempontok alapján korlátozzuk 3-4 bérprogramra figyelmünket és így vizsgálódjunk tovább.
4. Support
Ezalatt több dolgot értünk. Egyrészt a bérprogram jogszabályi naprakészségét, vagyis a választandó cég fejlesztői gárdája mennyire dolgozik jól. Ha a jogszabálykövetés nem naprakész, ha késlekednek a verziók, frissítések kiadásával, az nekünk nagy kárt okozhat. Itt persze tételezzük fel azt az ideális helyzetet, hogy az elöljáró szervek (Igazságügy Minisztérium, APEH) a helyzet magaslatán állnak és megfelelő határidővel adnak ki minden jogszabályt és a hozzájuk tartozó programokat.
Feltétlen követelmény, hogy a legfrissebb verziók az internetről letölthetők legyenek. Az sem nagy követelmény manapság, hogy a bérprogram szóljon a felhasználónak, ha a fejlesztő honlapján újabb bérprogram verziót talál, illetve elvárható a fejlesztő cégtől, hogy elektronikus formában értesítse partnereit az újabb bérprogram verziókról.
A bérprogram support másik része az Ügyfélszolgálat.
A legnagyobb különbségek talán e téren tapasztalhatók, és valljuk be, hogy ennek kicsit a felhasználók is okai. Mi történik ugyanis, ha vásárolunk pl. egy új televíziót? Berakjuk a helyére, bekapcsoljuk és elkezdjük nyomkodni a távirányítót. Ha nem boldogulunk, akkor megkérdezzük a szomszédot, felhívjuk a boltot vagy a készülék márkaboltját, ha pedig az nem elérhető, akkor elővesszük a kezelési útmutatót.
Nos, ez a bérprogram esetében úgy történik, hogy telepítjük, sok esetben nem kérünk hozzá betanítást, és ha nem boldogulunk, akkor felhívjuk az ügyfélszolgálatot. Ha az nem elérhető, akkor megkérdezzük egy ismerősünket, akiről tudjuk, hogy ezt a bérprogramot használja, ha ő sem tudja, akkor vesszük elő a kezelési útmutatót.
És itt most gondolatban mélyen fejet hajtunk azon felhasználók előtt, akik először a kézikönyveket olvassák el! A tapasztalat azonban azt mutatja, hogy ők vannak kevesebben, ezért ha egy cég ügyfélszolgálata nem elérhető, az mindenképpen idegessé fog tenni minket.
Fontos tehát, hogy az ügyfélszolgálat hány módon érhető el. Csak telefonon vagy kérdezhetünk e-mailben is, esetleg nyújt a cég online segítséget oly módon, hogy közvetlenül gépünkre kapcsolódva segít megoldani a problémát?
Érdekes tapasztalat, hogy a legtöbb cég ezen spórol. Megvesznek egy drágább bérprogramot, majd nem kérnek hozzá betanítást. Tőlünk nyugatabbra az a kialakult gyakorlat, hogy 1 egységnyi bérprogram mellé 1-3 egységet költenek arra, hogy a bérprogram lehetőségeit a lehető legjobban kiaknázzák. Itthon ez az arány 1:0,5 körül van. Gyakran tapasztaljuk a bérprogramokat több éve használó ügyfeleknél is, hogy egy konzultáció alkalmával rácsodálkoznak menüpontokra, funkciókra, amikkel sokkal egyszerűbb lett volna a munkája, ha ismerte volna őket.
5. Modularitás, a bérprogram kapcsolata más rendszerekkel
Ezalatt azt érjük, hogy most rendelkezünk egyfajta igénnyel, de készüljünk fel arra, hogy ezek az igények bővülni fognak. Egyre több embert veszünk fel, tehát egyre több esettel találjuk szemben magunkat. Nagyobb létszámnál az addig kézzel végzett feladatok, kézzel vezetett nyilvántartások nyűgössé válhatnak. Lesz-e később cafeteria a cégnél, akarom-e kézzel írni a szerződéseket, lesz beléptető rendszer vagy kézzel kell felvinni több száz ember adatát?
Miután a bérszámfejtés a bérügyvitel kicsi, ámde fontos szelete, ezért fontos tudnunk, hogy a választandó bérprogram milyen kapcsolatban van más pénzügyi modulokkal. Amivel kapcsolata lehet bejövő adatok terén, az egy beléptető rendszer, illetve egy termelésirányító rendszer - kimeneti oldalon a főkönyv és a kontrolling területe. És itt érdemes még egy fontos dolgot meggondolni! Meglehet, hogy a pénzügyi-számviteli területen komplett rendszer cseréje/bevezetése a cél, de lehet, hogy csak bér modulban gondolkodunk.
Akárhogy is van, ugyanúgy, mint az élet minden más területén, attól kapjuk a legjobb megoldást, aki egy terület specialistája. Az integrált bérügyviteli rendszer vitathatatlan előnye, hogy egységes egészet képez és csak egy fejlesztővel kell "megküzdenünk". A csak bérprogram fejlesztésére szakosodott cégek azonban felkészültek arra, hogy rendszerüket más rendszerekkel kell összekapcsolni. A legtöbb bérprogram-fejlesztő ezekre a kérdésekre kiegészítő modulokkal készül fel, de ha ezekre az esetekre nem ad megoldást a választandó bérprogram, akkor az nem jó választás.
6. Ár
Sok esetben az egyetlen választási szempont. Ahol csak a bérprogram ára a döntő tényező, ott szinte felesleges elolvasni ezt az elemzést, hiszen a döntés adott.
Sokkal izgalmasabb a kérdés, ha módunkban áll figyelembe venni az ár és az érték arányát. Melyik bérprogram mennyit tud, melyik modulját vesszük meg, mit csinálunk továbbra is kézzel, van-e lehetőségünk később megvenni kiegészítő modulokat? Ebben mindenkinek magának kell dönteni, figyelembe véve anyagi lehetőségeit.
A vásárláskor fontos lehet, hogy mennyire egyszerű kiszámítani az árat. Itt nehéz összehasonlítást tenni, hiszen egy kis tudású 50-100 fő kezelésére tervezett bérprogramnak valószínűleg nem lesznek modul és hálózati felárai, míg egy nagyobb tudású ügyviteli bérprogram-rendszer árában a fejlesztő figyelembe fogja venni a felhasználók számát és az egyedi modulokat is.
Akciók. Néhány fejlesztő úgy szeretné növelni forgalmát, hogy folyamatosan akciókat hirdet. Ez olykor jól jön, de az árlistában folyamatosan szereplő 40-50%-os kedvezmény komolytalan ajánlatot takarhat.
Érdekes szempont lehet a fizetés módja. Ad-e a cég részletfizetési lehetőséget, van-e lehetőség bérelni a programot? A bérlésnek több előnye lehet:
7. Megbízhatóság, stabilitás, adatbázis-kezelés, a bérprogram fejlesztő eszköze
Ebben nehéz lenne igazságot tenni: egyik lehet épp olyan jó, mint a másik. A ma használatos modern adatbázis-kezelők már nagy biztonsággal oldják meg feladatukat. A fejlesztőeszköz szintén nem döntő szempont, hiszen minden programnyelv alkalmas jó bérprogram fejlesztésére.
A bérprogram megbízhatóságával kapcsolatos támpont lehet, ha tudjuk, hogy a választott fejlesztő cég ügyfélkörének száma hogyan alakul évről-évre, mekkora az ügyfél-lemorzsolódás. Ha az 10% feletti, akkor az már jelenthet valamit.
A megbízhatóság fontos, de tudomásul kell venni, hogy a bérügyvitel terén kész bérprogram nincs, csak készülő. Olykor a gyakori változások átvezetésére sincs elég idő, és akkor bizony a tesztelésre sem sok idő marad.
Ezen szempontok figyelembevétele reméljük közelebb viszi Önt a megfelelő bérprogram kiválasztásához. A szempontokat igyekeztünk objektíven leírni úgy, ahogy mi választanánk bérprogramot a piacon. Természetes ugyanakkor, hogy ezeknek szempontoknak igyekszünk olyan módon megfelelni, hogy egyre többen válasszanak minket.
8. Tehát miért is érdemes minket választani?
Köszönjük megtisztelő figyelmét!
Csécsei Mihály
Soft Consulting Hungary Zrt.
Érdeklődés
|
