2018 elejétől lesz kötelező a Cégkapu használata a gazdálkodó szervezetek számára, ám hivatalosan augusztus 30-ig már regisztrálniuk kellett a vállalkozásoknak. Ezt szeptember közepéig az érintettek alig harmada tette meg, ám aggodalomra egyelőre nincs ok, hiszen december 31-ig ezt mindenki büntetés nélkül pótolhatja. Azt követően azonban bírságra is számítani kell az ezt elmulasztóknak.

De mi az a Cégkapu, és kinek szükséges itt intézni a céges ügyeit? Épp annyira van „kapuról” szó, mint az Ügyfélkapunál: amíg utóbbi valójában az állampolgárok ügyeinek intézését segítő elektronikus rendszer internetes kezdőfelülete, a Cégkapu a céges ügyek bonyolítására szolgáló hivatali tárhely kezdőlapja. 

A cél az, hogy az eddiginél egyszerűbb és biztonságosabb legyen a kapcsolattartás a cégek és a hatóságok számára. Természetesen mindkét irányban és elektronikusan is megfelelően titkosítva a küldeményeket azok küldése és tárolása is lehetővé válik ezen a felületen – megint csak hasonlóan a Magyarország.hu-n elérhető szolgáltatásokhoz. 

Amikor hatóságot említünk, nem csak a NAV-ra gondolunk. Meghatározott esetekben például a helyi önkormányzatok, közüzemi szolgáltatók, végrehajtók is kötelesek lesznek itt kommunikálni a cégekkel. Az esetek köre várhatóan folyamatosan bővülni fog a 2018-as indulást követően.

A Cégkapu 300 MB-ig ingyenes tárhelyet biztosít a dokumentumok tartós tárolására. A szolgáltató ugyanakkor azt is biztosítja, hogy a küldemények mérettől függetlenül beérkezzenek a postafiókba.

Minden cég egy ilyen tárhellyel rendelkezik, és fontos, hogy a regisztrációt nem a cég munkáját segítő könyvelőnek kell kezdeményeznie, hanem a cég képviseletére jogosult természetes személynek, méghozzá a saját maga nevében. Arról sem szabad megfeledkezni, hogy csak akkor végezheti ezt el az egyszerű, online módon, ha a cég és ő is szerepel a cégnyilvántartásban.

Ha valamilyen okból nem sikeres a regisztráció – például a gazdálkodó szervezet nem szerepel a cégjegyzékben –, az iForm űrlapkitöltő alkalmazást lehet használni. Ezeknek a kérelmeknek a feldolgozása nem automatikusan, hanem ügyintéző segítségével történik, így tovább is tarthat.

Az regisztráció során a cég képviselője – az aláírásra jogosult, ügyvezető – határozza meg, ki lesz a cégnél a Cégkapu kezelésére jogosult. (Hivatalos néven cégkapumegbízott.) Nem ő az egyetlen, aki a cégnél hozzáférhet a szolgáltatáshoz, a további jogosultakat már ez a megbízott regisztrálhatja vagy törölheti a rendszerből. (Emellett a személyekről nyilvántartást vezet, hogy esetleg utólag is ellenőrizhetni lehessen.)

A könyvelők tehát nem regisztrálhatnak, de őket lehet regisztrálni, amint ez megvan, a „postaládához” már hozzáférnek, így a cégkapus ügyeket intézhetik az ügyvezető helyett.

A gazdálkodó szervezetek körébe tartoznak a társas vállalkozásokon kívül többek között az egyéni cégek, alapítványok és egyesületek is. Ezenkívül egyéni ügyvédek és szabadalmi ügyvivők is használhatják a Cégkaput – de kizárólag ezzel a tevékenységükkel kapcsolatos ügyek intézésére. Az egyéni vállalkozók azonban nem regisztrálhatnak, az ő számukra továbbra is az Ügyfélkapu áll rendelkezésre a hatóságokkal való kapcsolattartásra.

Az Ügyfélkaput természetesen a gazdálkodó szervezetek sem felejthetik el, a két kommunikációs eszköz kiegészíti egymást. A regisztrációhoz is elengedhetetlen, hogy az azt végző személynek is legyen ügyfélkapus regisztrációja.